秘書の仕事内容・必要な能力、秘書になる方法まとめ

秘書の仕事内容・必要な能力、秘書になる方法まとめ

人の世話が好きな方、レベルの高い大人と仕事がしたい方は、秘書という職業に興味を持ってるかもしれません。

 

しかし、秘書の仕事内容の実際について、知っている方は少ないです。

 

この記事では、秘書の仕事内容・必要な能力、秘書になる方法をまとめています。

 

秘書になりたい方は、ぜひ一読してみてください。

目次

 

1. 秘書の仕事内容

 

1.1 スケジュール管理

 

1.2 電話・メール・来客対応

 

1.3 情報整理

 

1.4 職場環境の整備

 

 

2. 秘書に必要な能力・スキル

 

2.1 コミュニケーション能力

 

2.2 正確性

 

2.3 自己犠牲精神

 

 

3. 秘書になる方法

 

3.1 秘書業務に役立つ資格

秘書の仕事内容

秘書の仕事は、上司の業務を円滑に進めるための事務作業全般です。

 

そのため、上司の仕事内容や立場によって、秘書の仕事内容は変わります。

 

秘書の種類も、企業の経営陣を補佐する「企業秘書」、医療機関従事者を補佐する「医療秘書」、弁護士や司法関係者を補佐する「法律秘書」など多岐に渡ります。

 

上司の人柄、部下に求める仕事によっても、仕事内容は大きく変わるでしょうね。

 

また、個人を補佐する「専属秘書」と、グループ全体を補佐する「グループ秘書」もあります。

スケジュール管理

秘書を雇えるほどの人物の場合、非常に多忙であるため、時間の管理がとても重要です。

 

秘書は、上司が「いつ」「どこで」「何をするか」を明確にし、業務が確実に遂行できるようなスケジュール調整をしなければなりません。

 

外部とのスケジュールのすり合わせ、出張手配(移動手段・ホテルの確保など)も秘書の仕事です。

 

スケジュール管理でミスした場合、業務が正しく進まない上に、最悪の場合顧客とのトラブルになりかねません。

 

確実に上司のスケジュールを管理するためには、上司の各仕事に必要な時間を正確に把握し、実現可能なスケジュールを立案する必要があります。

電話・メール・来客対応

立場が上がるに従って関わる人間の数が増えていくため、上司だけでは対応できなくなります。

 

テンプレで返答できる内容や上司が直接対応する必要のない内容については、秘書が対応します。

 

ここでは、上司が恥をかかないようなビジネスマナーが問われます。

 

暗い喋り方、誤字脱字だらけのメール文、失礼な来客対応は、上司のイメージダウンに繋がります。

情報整理

事務的な書類作成、会議の議事録、業務に関わる文書整理は、地味ですがとても大事な仕事です。

 

多くの業務を抱える上司にとって、これらの仕事は負担です。

 

こういった情報整理も秘書の仕事の中の一つです。

 

そのため、ワード・エクセル・パワーポイントは最低限使えることが大前提と考えてください。

職場環境の整備

上司が仕事しやすいような職場環境を作ることも秘書の仕事です。

 

デスクの配置、書類の管理方法など、正解のない仕事にも取り組まなければなりません。

 

優秀な秘書の場合、上司が求める前にコーヒーを用意することもできるようです。

 

ここまで出来るようになったら、周りからエスパー使えると思われそうですけどね笑。

秘書に必要な能力・スキル

コミュニケーション能力

秘書は、上司の代わりに顧客や他部署の人と連絡・情報共有することが多々あります。

 

必要な情報を正確に把握し、上司に伝えるためには、コミュニケーション能力が不可欠です。

 

 

 

また、秘書はある意味では上司の顔となって行動するため、相手からの印象がとても大事です。

 

秘書がまともにコミュニケーションが取れない人だったら、上司の技量まで疑われることになります。

正確性

秘書は、仕事の性質上、創造性を働かせるよりも、確実に業務を遂行することの方が重要です。

 

仮に、ホテルの予約日や飛行機の搭乗時刻を間違えたりしたら、大きなトラブルに繋がります。

 

また、社外秘の事案や機密事項が記載された文書を作成したりまとめたりする機会が多々あるため、口が堅いことや約束を破らないことは大前提です。

自己犠牲精神

優秀な秘書の条件は「上司が自分の業務だけに集中できる」状態を作ることです。

 

『あの案件はどうなった?』

 

『いつ○○さんと会えばいいんだ?』

 

『昨日の会議の資料はまとめたか?』

 

と何度もリマインドされる状態だと、何のために秘書を雇っているのか分かりません。

 

そのため、秘書自身が何かを成し遂げたり、周りから称賛されたり、数字で結果を出したりすることはできないです。

 

『縁の下の力持ち』として、全力で上司をサポートしなければなりません。

 

そういう意味では、秘書の仕事は男性よりも女性に適しているのかもしれません。

秘書になる方法

秘書の仕事は責任重大であり、ミスできないため、入社後いきなり秘書になることはできないです。 通常、事務職に配属され、上司の顔として活動しても良いぐらい社会人として一人前になると、秘書に選ばれる可能性が出てきます。 中小企業の秘書だと、募集があれば、入社後即秘書になることができるかもしれません。 場合によっては、アルバイト・派遣の方が、秘書の役割を担当することもありますからね。

秘書業務に役立つ資格

資格があれば確実に秘書になれるわけではないですが、秘書になるのに有利になったり、秘書業務を遂行する上で資格が役立つことはあります。 本気で秘書になりたい方は、以下の3つの資格の取得を検討してみてください。
  • 秘書技能検定
  • CBS検定
  • ビジネス実務マナー検定

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